Queremos conservar aquello en lo que creemos o nos resulta útil:  nuestra actividad o empresa, unas posesiones… Aunque intuitivamente sabemos lo que hay que hacer, existen técnicas que lo facilitan. Ante el peligro no conviene la pasividad, sino aprender a manejarlo.

La idea de base

Para estar seguros de que en caso de crisis sabremos actuar de la mejor manera, no podemos fiar todo a la intuición o a un milagro: hay que prepararse elaborando Planes de Continuidad. La frase «Reza pero sigue remando» sugiere esa idea de que hay que tomar la iniciativa y asegurarse de que con ello pondremos a salvo nuestros procesos con nuestros medios. Ello requiere aprender y practicar unas determinadas técnicas. Se puede lograr maestría igual que se aprende una nueva lengua, por medios distintos:

• A/ estudiando su gramática, la enumeración e interrelación de las distintas partes o ELEMENTOS que la componen.
• B/ analizando CASOS concretos de su uso, lo que permite relacionar los elementos mediante el ejemplo, dando sentido a las actuaciones.

A/ Elementos y técnicas

Nos cuidamos de protegernos frente a amenazas que puedan detener nuestros procesos. Los mecanismos o elementos empleados pasan por:

• Determinar cuellos de botella o talones de Aquiles: actividades esenciales o clave y sus dependencias. Serán nuestras debilidades (D).
• Elaborar una lista de los potenciales riesgos o escenarios y valorarlos en función de su peligro y de su probabilidad. Serán nuestras amenazas (A).
• Pensar en estrategias de actuación frente a un ataque. Estas estrategias configurarán nuestras fortalezas (F).
• Aprovechar las enseñanzas que se obtienen de cada crisis vivida, sea esta real o simulada, para transformar el peligro en oportunidad (O).

El estudio de los Planes de Continuidad así, funciona como una modalidad de análisis DAFO (cosa que ya habíamos tratado en un post anterior). Esto es la parte más común, la preparación a realizar en los tiempos de paz, que hacemos de forma espontánea, con nuestra iniciativa sin que medie peligro inminente.

Si el riesgo se materializa y la interrupción que éste produce se prolonga o causa graves daños, estamos en una crisis. Esto es lo que ocurre ‘en el mundo real’ y que nos obliga a reaccionar para mitigar los daños.

Determinar disponibilidad: la técnica del análisis de impacto

Las empresas y las agrupaciones de personas (como por ejemplo asociaciones, ONGs, etc), al frente de unos procesos, tienen que seguir unas reglas o restricciones y asumen disponibilidad para cumplir unos compromisos.

La disponibilidad es una función del tiempo y de la frecuencia y flujo de las operaciones del proceso. Los responsables de los procesos pueden conocer mediante análisis de impacto (técnica específica de Continuidad) cuánto tiempo puede estar detenido, o funcionar de forma irregular un proceso, antes de llegar al MTPD o Máximo Tiempo Permisible de Disrupción. Estos incumplimientos no son aceptables pues suponen una multa, una penalización y esfuerzo, para restituir la reputación y la confianza de clientes y usuarios.

– La crisis definida objetivamente

Una crisis aun NO es un desastre o catástrofe, si no se supera un tiempo crítico, pero conforme el proceso sigue interrumpido, se va agravando la situación. Por eso se pretende resolver antes de llegar a un cierto tiempo (menor del MTPD). Ese tiempo de respuesta se fija como objetivo o propósito voluntario (RTO o Tiempo Objetivo de Recuperación).

Por tanto una crisis es un incidente que produce una interrupción del funcionamiento normal de un proceso, cuya duración pensamos que superará el RTO fijado para el proceso, que es nuestra exigencia de disponibilidad.

– Gestión de crisis

Las amenazas pueden ser diversas. Se trata de ver qué es lo que puede fallar: los distintos escenarios, que son las distintas situaciones que afectan a la actividad, que puede verse comprometida por un incidente o crisis.

La gestión de la crisis trata de conseguir resolver la situación en el mínimo tiempo cuyo coste no suponga un exceso inasumible. Hay que conseguir la participación de los que más capacidad de actuación y de decisión tienen. Para ello se necesita una comunicación eficaz y tener previstas actuaciones aprendidas mediante pruebas o ejercicios de simulacros.

– Mantener el sistema

El mantenimiento incluye elaborar o revisar unos procedimientos y registros, realizar unas tareas periódicas, simulacros (o sea crisis simuladas), formación del personal en los conocimientos de las técnicas a seguir, realizar los planes de acción para corregir no conformidades, hacer tareas de concienciación, etc.

B/ Casos y escenarios

Hasta aquí hemos visto la gramática y términos de los Planes de Continuidad. Según su naturaleza los tipos de incidentes más comunes que definirán casos concretos de su uso, para los que habría que tener planes concretos de recuperación serán:

• Una pandemia. Afecta al personal disponible.
• El desabastecimiento generalizado. Afecta a los suministros.
• Un ciberataque. Es una agresión provocada.

A estos escenarios vamos a añadir el estudio de situaciones crónicas que dificultan el desempeño de los procesos, que llamaremos

• Factores limitativos. Son las limitaciones de nuestros medios.

El estudio de los escenarios, mediante simulacros, nos dará la información esencial para aprender cómo desplegar en la práctica la función de Continuidad y corregir errores.

Además hay otros aspectos más ‘formales’ pero interesantes: la política, contexto, etc.

Todo ello lo trataremos en sucesivos posts, en lo que va a ser un desarrollo por entregas…

Programa

Vale que de momento hemos cumplido lo de los 5 minutos del título. Pero esto continuará con bastante más contenido… La Continuidad de Negocio tiene muchas ramificaciones en la gestión de la propia organización o empresa.

Después de haber destripado el argumento del contenido, pueden ocurrir dos cosas:

• a) que tengas ya una idea bastante clara de lo que queremos entender por Planes de Continuidad y te sean suficientes estos conceptos.
• b) que te animes a seguir el programa, que se irá editando en sucesivas entradas desde ahora mismo.

También, independientemente, puedes contribuir a difundir el contenido enviando el enlace a tus amigos y colaboradores. Iremos recorriendo poco a poco el programa previsto, para conseguir digerir la materia en pequeñas dosis:

Índice

Ver el índice completo de la obra (y su estado de realización) en el siguiente enlace: PCN 0. La Continuidad de Negocio: propuesta de estudio

Para precisar, seguiremos este mapa mental ampliado:

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Infografías realizadas con miMind: