En esta cuarta parte de nuestro análisis DAFO particular vamos a tratar las Oportunidades, que en cuestiones de Continuidad se nos van a presentar. Si en la parte de Fortalezas mencionamos el conocimiento y la determinación como la materia de la que está hecha la fortaleza, en esta parte insistiremos en varias formas de comunicar, transmitir y dejar constancia de ese conocimiento de forma perseverante.

En efecto, en Continuidad, como en casi todo, las Oportunidades no suelen venir por si mismas, sino que hay que trabajarlas antes para que se presenten. Casi todo lo que ocurre, aporta materia de reflexión que desarrollada convenientemente significa una oportunidad. Cuando todo va bien, apenas aprendemos más alla de comprobar que lo que estamos haciendo está correcto, pero cuando todo va mal aprendemos más, porque podemos conocer de primera mano qué es lo que hemos hecho mal y corregimos, es decir ponemos remedio para no caer otra vez en el mismo error. De todo se sacan enseñanzas, estando atentos podemos ver oportunidades, tener conocimiento de ellas, en cualquier circunstancia, pero mejor irlas preparando. Por ejemplo, de las crisis aprendemos, pero si montamos un simulacro de crisis aprendemos también sin arriesgar el funcionamiento de la empresa. El conocimiento, para ser efectivo ha de ir seguido de la comunicación.

Tenemos que quedarnos con la idea básica de que sin una comunicación perfectamente organizada no pueden haber oportunidades aprovechadas. Por eso todas las materias que trataremos próximamente tienen algo que ver o deben algo a la comunicación. Empezando en que para darnos cuenta de que hay una oportunidad nos tiene que llegar la información pertinente. El proceso de transmitir información es la base de la comunicación. Para más abundancia, examinadas las actuaciones en crisis reales que se han resuelto de forma efectiva y en aquellos simulacros en que todo se ha desarrollado como debería haber sido si la crisis fuera real, lo que ha cambiado las cosas de naturaleza para dar una respuesta efectiva y satisfactoria ha sido la comunicación a todos los niveles:

• Comunicación con el exterior para conocer el estado del entorno;
• Comunicación corporativa de ‘arriba abajo’ para que la Dirección transmita datos de situación, llegue a acuerdos operativos con todas pas partes y pueda dar órdenes al resto de la Organización;
• Comunicación corporativa ‘de abajo arriba’ para que los Representantes de los empleados transmitan a la Dirección sus demandas o su conformidad;
• Comunicación dentro de los equipos y entre los equipos para coordinación de las actuaciones;
• Comunicación de las buenas prácticas, consolidadas como procedimientos seguros para uso de las nuevas generaciones de empleados, etc.

En este momento de nuestro desarrollo vamos a tratar en sucesivas entradas, varios aspectos esenciales relativos a visualizar Oportunidades como son:

• La Revisión sistemática, que tratará de tomar conciencia de los cambios ocurridos en un periodo de tiempo en la Organización y adecuar los procedimientos y objetivos a la nueva situación.
• Las ‘lecciones aprendidas‘, y la práctica, concretamente ‘el juego’ (que lo llamaremos simulacro) que es la base de todo aprendizaje acerca de cómo hacer un seguimiento efectivo de las siguientes crisis.
• La comunicación y qué significa para nosotros. Partimos de la base de que las entidades tienen que tener listas de contactos para emplear en momentos de crisis, a fin de poder llamar a las personas clave que nos pueden recuperar los procesos. Incluye la concienciación que va sembrando las ideas de los conceptos de Continuidad permitiendo una adecuada sintonía de significados necesaria para referirse a los riesgos, impactos, crisis, recuperación, etc. de forma coherente.
• Algo más serio, que llamaremos Transmisión del conocimiento, y su influencia en el funcionamiento estable de la Entidad, de forma que lo aprendido en una etapa no se tenga que volver a experimentar y aprender en la siguiente.

Más adelante, en el punto PCN 2.3.4. Esquema de portavoz, detallaremos el papel y el contenido que debe orientar al que actúe de portavoz de la crisis, papel esencial para potenciar la imagen y reputación de la empresa.

Índice

Ver el índice completo de la obra (y su estado de realización) en el siguiente enlace: PCN 0. La Continuidad de Negocio: propuesta de estudio

Este es el mapa general del libro:

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