La primera Oportunidad que se nos ofrece en Continuidad de Negocio es aprovechar unas sesiones de reflexión sobre cómo está funcionando nuestro sistema de gestión y qué es lo que ha cambiado desde la última vez que hicimos balance de situación. Ello nos lleva directamente a plantear nuevos objetivos o revisar los existentes para corregir lo que no nos guste.

En las empresas, cuando se tienen sistemas de gestión establecidos, se realiza al menos anualmente lo que se llama Revisión por la Dirección. En resumen se trata de analizar la situación global de la entidad y de su entorno, observar el grado de cumplimiento de los objetivos estratégicos y tácticos así como los planes que se establecieron por parte de la Dirección el año anterior, para

• evaluar el grado de avance,
• aprobar las actuaciones que han sido eficaces en el periodo y
• plantear nuevos objetivos para el año entrante.

Si mientras tanto ha habido algún cambio significativo en los procesos, que requiera otras formas de llevarlos a cabo, no se espera a la revisión anual sino que se elaboran o se revisan en esa circunstancia los procedimientos y la organización, para adaptarlos a la nueva situación, haciendo una revisión complementaria de la anual (es decir: la Revisión se puede hacer más de una vez al año por una necesidad concreta que surja, o incluso se pueden planear de entrada revisiones parciales a intervalos dentro del año). Este ejercicio realizado correctamente es muy completo y metódico y viene detallado en las normas aplicables al sistema de gestión, por ejemplo la UNE-EN ISO 22301 que rige los sistemas de gestión de Continuidad de Negocio. Pero si estamos montando nuestro Sistema de Gestión de Continuidad y aun es el principio, faltarán algunos elementos porque no tendremos con qué comparar. Ya lo iremos perfeccionando en sucesivas ediciones.

Naturalmente el informe anual de Revisión no surge espontáneamente, sino que surge del trabajo del equipo de Continuidad de la compañía dirigido por un responsable. Anualmente (o en la frecuencia que proceda), la persona responsable de la función de Continuidad elaborará el informe, consultando previamente con los distintos responsables de los procesos de la empresa, y sus propuestas, teniendo como referencia las indicaciones de la norma y los procedimientos de Continuidad que se tengan redactados y vigentes. Formalmente hará en dicho informe las propuestas de Revisión del Sistema por la Dirección, para la consideración de la Alta Dirección, o sea los directores o máximos responsables de la entidad. Planteará, junto a los nuevos objetivos propuestos, cuales son el personal y los recursos necesarios para llevar a término las propuestas planteadas. Cuando el informe sea aprobado por la Dirección, preferentemente mediante un acta formal, que hace que todos los firmantes se comprometan y respalden la gestión del responsable de Continuidad, éste generará los correspondientes planes de acción, que deben controlarse mediante la adecuada gestión de proyectos que esté establecida en la empresa.

Junto al informe de Revisión por la Dirección, es costumbre que la Dirección apruebe o respalde explícitamente los procedimientos nuevos o revisados, la forma de evaluar el cumplimiento y de realizar un seguimiento permanente, los planes para la formación permanente del personal y el programa de juegos o simulacros que harán que el equipo esté preparado por si surge un incidente de gravedad o una crisis.

De esta manera se crean ‘bucles’ o circuitos de información que esparcen el conocimiento por medio de la comunicación en todas sus formas: informes, actas, comunicados, procedimientos, registros de evaluación, etc. Visto desde esta perspectiva, se trata de un fenómeno de autoaprendizaje que afecta a toda la organización, que tiene sus ritos y ceremonias.

Si está bien planteado, este movimiento genera un conjunto de registros que sirven para dejar trazas de lo realizado y que servirán para que expertos externos (auditores) puedan certificar en su momento el sistema y su funcionamiento. Cuando todo esto sucede de forma espontánea y se asume como parte esencial, que lo es, del funcionamiento de la Organización, esto indica un grado de madurez importante, un control sobre los medios propios y lo que pueda venir del entorno, que hace que la Entidad entre en un círculo virtuoso, denominado Ciclo de Deming, en recuerdo del ingeniero norteamenrcano que lo introdujo en la gestión empresarial, perfeccionado con la toma de conciencia y aprobación formal de las principales propuestas por la Alta Dirección.

Índice

Ver el índice completo de la obra (y su estado de realización) en el siguiente enlace: PCN 0. La Continuidad de Negocio: propuesta de estudio

Este es el mapa general del libro:

—————

DISCLAIMER.- Los enlaces a otras web o páginas de empresas, entidades o particulares, se incluyen exclusivamente para facilitar la búsqueda y comprensión de conceptos importantes del texto, sin que exista ninguna relación de dependencia o suponga una aprobación de dichas fuentes.