Cuando uno está trabajando en un empleo suelen haber momentos de agobio en los que no se da abasto. Eso es una fuente de frustración y de poca productividad. Pero hay hábitos que corrigen esta situación fácilmente. Vamos a verlos.

Es historia

Hace años, cuando yo estaba en mitad de mi desarrollo profesional, conocí una técnica para conseguir disponibilidad (entendida en en este caso, referida a mismo). La técnica tuvo bastante aceptación en aquella época y su nombre es Getting Things Done, que podríamos traducir como «consiguiendo terminar los asuntos» (también conocida por sus siglas GTD). Se trata de un sistema de organización para gestión del tiempo, basado en tener listados los asuntos pendientes según sus contextos. El autor del libro, del mismo nombre «Getting Things Done», que dio origen a esta técnica, es David Allen. Creó un auténtico ‘movimiento’ que tiene su web en GTD, donde el lector encontrará mucha más información sobre este fenómeno. También se pueden emplear aplicaciones para móviles con Android, como Chaos Control: GTD Organizer & (ojo: esta es de pago), que reivindica estar basada en los principios de GTD.

En general, su idea no es solo la de priorizar, sino la de establecer listas de cuáles son todos los asuntos a tratar según su utilidad y momento, con lo que se facilita la idoneidad de actuar cuando hace falta. Se emplea un tipo de prioridad que consiste en que si algo se puede hacer en un tiempo muy reducido se ejecuta inmediatamente, sin perder el tiempo y sin necesidad de incluirlo en la lista de asuntos pendientes. También se establece qué cosas hay que delegar, de forma que no carguemos sobre nuestras espaldas todo el peso de los asuntos y obtengamos ayuda en aquello que no es realmente de nuestra incumbencia. Con ello se resuelven eficazmente los asuntos y no se deja que la lista de asuntos pendientes se vaya haciendo inmanejable.

El secreto de la eficacia del método es que se prevén los condicionantes de lo que hay que hacer en el momento en que se recibe una nueva tarea y que se revisan constantemente las listas o lugares donde se almacena la información de los asuntos pendientes. En lugar de confiar en la memoria, los asuntos quedan registrados en agendas, calendarios o en fichas específicamente diseñadas para el caso. Es decir, hay que dedicar un tiempo específico para tomar conciencia de los asuntos y planificar metódicamente los asuntos pendientes.

Mi método

Mi adaptación particular, aunque inspirada en GTD, está basada en varios principios que a mi, en mis diversas actuaciones profesionales como responsable de equipos o de funciones operativas en las empresas en que he trabajado, me ha resultado útil, por lo que aunque en algún punto ambos métodos, el mío y el de GTD difieran, GTD tiene todo mi respeto por lo que ha supuesto en la organización del tiempo de profesionales en todo el mundo.

Siempre he considerado que la característica organizativa más importante de un jefe es la disponibilidad. Los asuntos surgen aleatoriamente. Generalmente si no están resueltos, la situación a lo largo del tiempo se va agravando: es lo que se conoce como impacto en función del tiempo. Casi todo asunto que surge tiene un plazo límite antes de que las cosas empeoren hasta un nivel inaceptable, de ahí que la disponibilidad del jefe para resolverlos es clave. Estos son los principios de mi forma de organizar mis asuntos:

• La lista de mis asuntos es única. No tengo dos listas. Pero a mi lista van solo los asuntos que me comprometo conmigo mismo a resolver. Lo que tengo que delegar, lo paso a otras personas en el mismo momento en que surge la cuestión, por supuesto junto con toda la documentación o datos que permitan resolverla, que yo pueda tener.
• Los contextos para mi los marca el tiempo, por lo que mis listas son apuntes en el calendario de Google, que me permite tenerlo sincronizado en cualquiera de mis dispositivos.
• Los asuntos, si son propios, suelen ser tareas, lo que me permite marcar cuando están completadas.
• Los asuntos de otros pero que yo no puedo rehusar (impuestos por las circunstancias, como reuniones, sitios en donde ocurre un acontecimiento), son eventos, no tareas.
• Si surge una cuestión que puedo resolver inmediatamente, la hago.
• Si hacer una cosa ahora depende en parte de la aprobación o consenso de otro, voy a verle, no le llamo por teléfono. No hace falta un preaviso. Eso queda para desconocidos. A veces, tomar un café en la máquina con tus compañeros resuelve más asuntos que una reunión formal y crea más vínculos favorables para la resolución y la convivencia en el trabajo.
• Los plazos que me marco para las tareas son aquellos inferiores en los que puedo terminarla, aunque sean anteriores a su fecha límite, siempre que sea posible.
• No me marco para un día más de dos o tres asuntos, de forma que ese día puedo con seguridad atenderlos y cerrarlos.

De esta manera, ocurre que basta con mirar el calendario por la mañana, o atender a sus avisos automáticos, para que no se me escape nada de lo que he planificado realizar hoy. Como hay márgenes en forma de ‘tiempos libres’, si alguien me pregunta si puedo atenderle en este momento, generalmente puedo.

Esa disponibilidad hace que la jornada, por ajetreada que esté, suele transcurrir de forma efectiva. Siempre habrá la posibilidad de aplazar una tarea que se había planificado para hoy, pero de la que hay margen, para hacerla otro día. Las personas tienen prioridad y si alguien me necesita en un momento, me tiene.

Disculpad si he hablado hoy demasiado de mi, pero quería transmitir algo que funciona…