PCN 2.1.3. Organigrama: roles y responsabilidades
Cuando hay una situación que sobrepasa lo que es normal en el funcionamiento de una empresa o institución, se requiere una forma de organización específica para decidir de forma ágil y efectiva las mejores actuaciones. Para ello se constituye el Gabinete de Crisis.
PCN 2.1.2. Llamadas: escalonamiento según gravedad
Distintos niveles de la organización deben tomar distintas clases de decisiones. Es por ello que según sea la evolución y el estado del incidente, las llamadas deben también escalar los diversos niveles de decisión. No es lo mismo una avería que se prevé resolver en un tiempo 'normal' o 'admisible' que un incendio que está destruyendo una nave industrial. Tampoco es igual el primer aviso que el de fin de incidente.
PCN 2.1.1. Alarmas: guardias y mecanismos de contacto
Cuando hay una alarma por un incidente en los procesos, lo primero que hay que tener es un mensaje a dar a las personas que pueden ayudar a restablecer o recuperar el funcionamiento de las operaciones interrumpidas. Puede que baste con acudir a personal de guardia o a personal asignado a otro turno. Para la transmisión del mensaje se necesita un canal o mecanismo.
PCN 2.1. Epidemia
El Escenario de epidemia lo hemos sufrido recientemente con motivo de la COVID-19. Como tiene una gravedad media (la mayoría acaba recuperándose) y su probabilidad es media (puede afectar aleatoriamente a cualquiera de nuestros efectivos clave), multiplicamos su calificación de gravedad 2 por la de probabilidad 2 para obtener un valor de 4, considerado riesgo alto.
PCN 2. Casos
Hasta ahora hemos introducido cuestiones sobre Continuidad que también podrían ser objeto en cualquier empresa en su gestión ordinaria. Hemos hecho un uso peculiar del Análisis DAFO, por su sencillez y eficacia. Ahora trataremos de casos concretos de incidentes e introduciremos o profundizaremos en el uso de mecanismos más específicos de la Continuidad.
PCN 1.4.4. Transmisión del conocimiento
Confirmando el hecho de que "nadie es profeta en su tierra" (Lucas 4:24), las empresas en general prefieren contratar un gurú de ultramar para que les cuente a sus directivos "cómo triunfar en los negocios" al tiempo que ignoran el conocimiento acrisolado por sus profesionales veteranos. Con ello se pierde la gran oportunidad de tener a los mejores en los puestos adecuados formados por los que más saben.
PCN 1.4.3. Potenciar la comunicación
El uso de la comunicación es consustancial a cualquier agrupación humana, como una Empresa. De hecho es lo que hace que el esfuerzo conjunto produzca un resultado mayor que el que produce la suma de los esfuerzos individuales, porque consigue alinearlos en el sentido que favorezca el cumplimiento de los objetivos del grupo. Si ese objetivo es lograr la Continuidad, es preciso tener una buena comunicación.
PCN 1.4.2. Lecciones aprendidas
Cada vez que ocurre un incidente o una crisis, se viven una serie de experiencias que sirven para aprender. De la misma forma que los niños (solo) aprenden jugando, hay que aprovechar el suceso para conocer los fallos, todo lo que no ha salido bien, y corregir o perfeccionar los procedimientos que ayuden en futuras crisis 'de verdad'. Ese es el fundamento de realizar simulacros, que es como 'jugar a que hay una crisis'.
PCN 1.4.1. Revisión sistemática
La primera Oportunidad que se nos ofrece en Continuidad de Negocio es aprovechar unas sesiones de reflexión sobre cómo está funcionando nuestro sistema de gestión y qué es lo que ha cambiado desde la última vez que hicimos balance de situación. Ello nos lleva directamente a plantear nuevos objetivos o revisar los existentes para corregir lo que no nos guste.
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