De las obras de un gran personaje como el romano Julio César podemos aprender en campos tan dispares como la estrategia militar, la literatura y la gestión administrativa y empresarial. La frase que pronunció «VENI, VIVI, VICI», para informar al Senado de su victoria en Zela contra Farnaces II nos servirá de guía para dar un sentido a los registros de nuestros sistemas de gestión documental.

Todo lo de los Planes de Acción es muy ‘teórico’ ¿Hay alguna forma de hacer las cosas que nos facilite el trabajo?

Dentro del contexto de Planes de Continuidad de Negocio, como ocurre con otros sistemas de gestión documentales, se plantean Planes de Acción para corregir no conformidades o para acometer mejoras necesarias. Emplearemos los Planes de Acción como el tipo más común de registros, ya que están presentes en todos los sistemas, aunque lo que digamos para este tipo de registros sirve para todos los demás.

Hay mucha información en Internet sobre la organización de planes, como por ejemplo este artículo de Wikipedia. Si los planes forman parte de un sistema documental, necesitan registros que dejen constancia de los propósitos y las realizaciones. Ya tratamos este asunto en otro post anterior: Formularios, gestión mediante la burocracia (aquí ‘burocracia’ no tiene carácter peyorativo). En aquel post dábamos la clave de la importancia de los registros. El uso de registros, que también llamamos encuestas cuando solicitamos que aporten los datos o los rellenen los responsables de un proceso o los propios usuarios en un cuestionario, es práctica común de la gestión empresarial, sea su formato el que sea (simple papel escrito o apunte en una base de datos). Para los efectos de este post, usaremos, para evitar redundancia, indistintamente la terminología siguiente: formulario = encuesta = registro = cuestionario.

Las siguientes figuras muestran un sestercio con la famosa frase: VENI, VIDI, VICI y una imagen de la más famosa de las obras escritas que hemos podido conocer de Julio César, «Comentario de la Guerra de las Galias«, que tanto juego da no solo para aprender estrategia, sino para poner en juego nuestros conocimientos de latín:

Estas dos ilustraciones nos servirán de regla nemotécnica para recordar las cuatro partes en las que dividiremos cualquier registro para lograr su máxima utilidad. Para nuestro propósito, sistemáticamente emplearemos los formularios abordando cada ‘registro’ o ‘encuesta’ en cuatro pasos, que los representaremos en este post por cuatro colores. Este truco permitirá emular al clásico con su “VENI, VIDI, VICI ” (= “llegué, vi, vencí”), a lo que añadiremos otro verbo ‘SCRIPSI’ (= “escribí”), que muestra la importancia de dejar por escrito lo que hacemos, como debe ser en cualquier sistema documental. Lo de Scripsi es cosecha propia, por así decirlo.

Emplearemos como ejemplo para explicar la idea, un registro de Plan de Acción, que nos sirve como modelo de lo que puede ser un formulario, aunque la misma estructura puede emplearse para cualquier clase de formulario a fin de que sea realmente útil y efectivo. Veamos el esquema de un Plan de Acción y luego la interpretación de cada una de sus partes:

Estructura de un Plan de Acción:

Vamos a ver a continuación ampliadas convenientemente las cuatro partes mencionadas, que se pueden encontrar también en cualquier otro tipo de registro bien planteado:

Puesta en práctica de un PLAN DE ACCIÓN. Paso 1. Identificación

En todo registro es preciso identificar de qué estamos tratando. Si va a estar incluido en una base de datos o lo vamos a archivar de forma eficiente, debe tener siempre un identificador único que lo numere o que se pueda invocar para que todo el resto del contenido sea atribuido sin duda a el mismo lugar y tiempo en un proceso concreto. Cuando César dijo «Veni», se refería a un lugar concreto y a un momento único. Aquí numeramos en Plan, lo atribuimos a unos determinados responsables, apelamos a un procedimiento que es de aplicación, fijamos un escenario y listamos los documentos que nos van a servir de referencia. En otro tipo de registro los datos de cabecera serán los que sean útiles al fin previsto.

Puesta en práctica de un PLAN DE ACCIÓN. Paso 2. Situación

La situación marca el estado de cosas en el momento de plantear el plan. Antes de decidir las actuaciones que procedan, hay que saber de qué situación partimos o qué hay que corregir. Cuando César dijo «Vidi», estaba explicando que tomó conciencia de la situación, dónde estaba su enemigo, en qué sitio podía acuartelar sus tropas y cuál podría ser la táctica del ataque. En nuestro caso detallamos la categoría o tipo de acción que se requiere, qué hemos de corregir o mejorar concretamente y a qué departamentos implica, que pueden ser otros distintos de aquellos de los que son responsables los que tienen que efectuar las acciones, pero que con mucha frecuencia serán sus mismos departamentos.

Puesta en práctica de un PLAN DE ACCIÓN. Paso 3. Acción

Esta parte, acción, que cuenta lo que se va a hacer, es la parte mollar del Plan de acción. Tiene sentido actuar cuando se conoce en qué actuamos y tenemos una idea suficiente de cual es la situación. Así César pudo decir «Vici», porque todo ello le llevó a vencer. En nuestro Plan de Acción consignaremos en qué va a consistir la corrección, qué resultados son los esperados. Para ello identificaremos la causa. Diremos qué acción definitiva sería necesaria para erradicar el problema, corregirlo de raíz para evitar su repetición y no solamente para paliar sus consecuencias.

Puesta en práctica de un PLAN DE ACCIÓN. Paso 4. Registro

Por último, la operación de registro nos va a documentar lo que hemos empleado en la solución. César NO dijo «Scripsi», pero en otra campaña bastante más prolongada, como fueron las guerras en las Galias, nos dejó comentarios muy interesantes de su política, su acción, sus consecuencias y la forma de llevar a cabo todo ello, con todo detalle. Nosotros por nuestra parte fijaremos los recursos necesarios empleados, los tiempos que hemos manejado, desde el inicio, el tiempo objetivo de la corrección y de la mejora permanente, el de cierre real del asunto, las conclusiones para la posteridad y, cuando sea necesario, los elementos de verificación o de valoración de los resultados.

Conclusión

Una forma de racionalizar los formularios, registros, encuestas o cuestionarios es pensar en el lema que hemos recuperado de la antigüedad y que hemos adornado con otra palabra: «VENI, VIDI, VICI et SCRIPSI», con lo que todo cobra sentido y multiplica su eficacia.

La belleza de un informe tan breve en la ‘sesión de control del Senado’ de la época, en palabras de Julio César, y su lección gratuita de liderazgo que ello comporta, nos ilumina en nuestra búsqueda de una razón para explicar porqué hacemos las cosas de una forma y no de otra.

Recuerda:

[1]Formulario, según Wikipedia es: “… un documento, físico o digital, elaborado para que un usuario introduzca datos estructurados (nombres, apellidos, dirección, fecha, etc.) en las zonas correspondientes, para ser almacenados y procesados posteriormente”.

[2]Trazabilidad= Según RAE: “Posibilidad de identificar el origen y las diferentes etapas de un proceso de producción y distribución de bienes de consumo.”

3] “veni, vidi, vici”, según Wikipedia, se atribuye a Julio Cesar en su discurso al Senado tras la batalla de Zela. Scripsi es un añadido mío, invitando a tomar nota, escribir.