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Planes de Continuidad ‘En Prosa’ y ‘newsletter’. Quitándole antipatía al asunto.

Los Planes de Continuidad de Negocio (PCN) de una empresa, no nos engañemos, son para la mayoría de los jefes y empleados algo antipático. Son un nuevo sistema de gestión que debe solaparse con los ya existentes, que requiere, de nuevo, más información y organización. Es nuestra obligación como responsables, hacerlos asequibles.

La actividad continúa. No se detiene.

La ‘prosa’

La labor de formación y concienciación es lenta y de gran calibre. Es de mucha ayuda disponer de un texto sencillo que pueda emplearse como base para enseñar la razón de ser, los objetivos, las actuaciones, las ventajas y los logros que conlleva mantener un Sistema de Gestión de Continuidad de Negocio. Para empezar tal texto, no hay que temer las preguntas lógicas «¿Esto para qué sirve?, ¿Quién lo manda?, ¿Qué gano yo con ello?«, etc. Por el contrario, es lo primero que hay que abordar.

Lo mejor es hablar en lenguaje plano, sin adornos, en prosa, y explicar las contestaciones a la preguntas formuladas. Estas preguntas y respuestas coordinadas se suelen utilizar como FAQ (Frequently Asked Questions o «Preguntas Frecuentes»), para uso ‘desatendido’ y, si están bien planteadas, sustituyen lo que sería un manual elemental o previo para iniciar y servir de referencia a usuarios sin conocimientos del tema o ‘novatos’. Este es el propósito de los ‘Planes de Continuidad en Prosa‘.

Podemos ver a continuación un ejemplo de cómo puede ser la redacción de una de las preguntas y su correspondiente respuesta. He elegido una de las más cortas para no extenderme mucho. Si es preciso, la respuesta a ciertas preguntas puede abarcar varias páginas. Lo importante es que queden claros los conceptos y sirva al fin previsto.

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Imagen de una entrada de las FAQ, que se refiere a la ‘política’ de PCN

Este documento, ‘en prosa’ o sea, las ‘FAQ’, acaba siendo un librito, que se puede encuadernar para que sea manejable y, también publicarse internamente en la empresa en formato PDF por medio de la intranet o método semejante, a fin de que alcance el máximo de difusión y todos los posibles interesados puedan tener acceso.

La ‘newsletter’

Y aún siendo muy importantes, las FAQ no bastan. Para concienciar y formar al personal de nuestra organización debe haber dos tipos de documento que tengan misiones distintas: las FAQ ya mencionadas, como documento básico de fondo, y también las newsletter, o boletines informativos difundidos mediante correos periódicos, para mantener el interés mes a mes o semana a semana.

En cuanto a la newsletter, hay que pensar muy bien la estructura, combinando información interesante, con la información del sistema que nos interesa difundir. Hay que crear un documento que sea apetecible, sencillo y al mismo tiempo muestre lo que queremos que todos tengan en mente.

En el ejemplo que incluyo a continuación, hay una cabecera y tres secciones: Una en la que se tratan escenarios de amenaza, en este caso los DATOS, noticias de SALUD, que es una de las fortalezas del personal frente a cualquier amenaza, y FORMACIÓN, en la que se aprovecha para explicar el funcionamiento de una parte del Sistema de Gestión de Continuidad. Concretamente, en este número, se habla de como son los registros de planes de acción derivados de una auditoría, de la revisión del sistema, de una crisis o de un simulacro.

Estas partes del contenido pueden variar de número en número para adaptarse a la información disponible, recolectada de las propias noticias de la prensa en internet. Si generamos un PDF con enlaces de los titulares a las noticias originales, publicadas por los medios, el documento se convierte en un índice informativo publicado a intervalos, también en la intranet, como las FAQ. No obstante debe redactarse pensando en quienes no querrán o no podrán conectarse a la intranet, y hacerlo auto-comprensible para su uso como documento aparte en papel.

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Imagen ejemplo de una Newsletter. En el original los titulares enlazan con las noticias publicadas

Para editar ambos tipos de documentos, las FAQ y la Newsletter, basta con emplear el Microsoft Office. MS Word es un buen programa de edición que tiene más capacidad de la que normalmente empleamos. Vale la pena esforzarse un poco y elegir bien la tipografía y el formato de edición.

Las tipografías, mejor sin adornos, tipo Sans Serif y semejantes, colores de fondo que animen y sean fáciles de leer, un buen balance entre contenidos para no aburrir y no desperdiciar la ocasión de incluir alguna referencia a la formación necesaria, así como imágenes representativas que den vida al documento. Como se haría con una revista en pequeño.

Nada debe detener nuestro proceso más allá de lo presupuestado. Como el metro que es un proceso fiable.

Preparar este tipo de documentación hace que el trabajo de los técnicos de Continuidad y de los responsables del Sistema sea más agradable, facilita la forma de tratar temas áridos todo el tiempo, puedan emplearse unos formatos de comunicación amenos, que hagan fácil a los demás miembros de la compañía a entender su trabajo e inviten a colaborar en el proyecto de los Planes de Continuidad de Negocio de una forma más efectiva y natural, creando el convencimiento de que los PCN contribuyen a aumentar el valor de la compañía, preservando la creación de riqueza.

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