6.- El flujo de información en la empresa
ÍNDICE de «EMPRESA»
- – Objeto de la empresa
- – Organización de la producción
- – La cuestión ética en la empresa
- – Principios básicos en la organización de la producción
- – El flujo de materiales en la empresa
- – El flujo de información en la empresa
- – Software interesante para la organización de la producción
- – Indicadores del éxito de la organización de la producción
- – Método de organización en la empresa / gestión de calidad
- – Gestión de producción: sumario.
En el capítulo anterior calificábamos el movimiento de materiales como un flujo. En la empresa la información también está sometida a un flujo. O no.
Hay veces que los directivos o cualquiera que cree tener un pequeño poder se guardan información porque creen que le da un cierto predominio sobre los que no la tienen. Pues ese fenómeno es el primero que hay que erradicar. Por distintos motivos parte de la información se debe de mantener en su círculo restringido porque de lo contrario pondría en riesgo a la empresa, por ejemplo cayendo en manos de la competencia. Pero la información que permite gestionar mejor la producción ha de estar en las manos de los que participan en el proceso.
Hay varias clases de información en la empresa:
- Estratégica y Financiera
- De Recursos Humanos
- De Mercado
- Legislativa y fiscal
- Procedimientos
- Órdenes de trabajo y vales de materiales
- Registros de producción y de calidad
- Comunicaciones interiores
Vamos a referirnos a los apartados 5, 6 y 7:
Los procedimientos se escriben para que tengan difusión y sean seguidos por el personal que está trabajando en un proceso. Evitan errores y tener que explicar interminables veces las funciones y la actuación que se espera de cada uno en el proceso. Es un requisito de las normas de calidad y es de sentido común. Hay que conseguir que el modo correcto de hacer una tarea no sea exclusiva de un encargado poco comunicativo.
Las órdenes de trabajo y los vales de materiales son a veces motivo de atascos en la parte material del proceso. No conocer a tiempo y todo el equipo qué es lo que se tiene que producir y no disponer del vale de materiales paraliza la producción o bloquea un stock intermedio. Generalmente en el modo tradicional los materiales circulan al siguiente paso a cambio del movimiento de un justificante en el sentido contrario de la marcha del material. Se parece a un pago simbólico: tu me das el vale y yo te paso el material. Hay otra forma de hacerlo que es que todo el equipo conozca el programa de producción y que el vale de materiales circule con el producto. De esta forma va generando un registro de la actividad realizada sobre el producto que luego sirve para garantizar y averiguar fácilmente la trazabilidad de lo realizado.
Los registros de producción y de calidad también vienen requeridos por las normas de calidad y aún si no fuera así es de sentido común guardar la información generada durante el proceso para revisarla en caso de desviación respecto de las especificaciones y encontrar las causas de los errores. Aún sin errores permiten realizar una mejora contínua del proceso y en consecuencia del producto.
La mejor forma de que la información de trabajo circule a quien tenga que usarla es mediante la red interna de la empresa o intranet, de forma que se evitan duplicidades o errores.
Como veremos en el capítulo siguiente, hay programas gratuitos que permiten compartir la información relevante para la organización de la producción, sin tener demasiados recursos materiales.
Un último apunte sobre las reuniones de trabajo: Las reuniones de trabajo son necesarias, sobre todo al inicio de una actividad concreta o para comunicar a un grupo numeroso aspectos del trabajo que en conjunto pueden ser sometidos a examen buscando soluciones. Pero muchas veces se convierten en una fuente de pérdida de tiempo (y de humor) colectiva y un número excesivo de ellas significa que la información relevante no fluye en la empresa, que la gente no sabe muy bien lo que ha de hacer porque las instrucciones no están claras en los procedimientos y órdenes.
Para que sea una reunión efectiva se han de cumplir siempre unas reglas básicas:
- No se va a la reunión para discutir, sino para encontrar soluciones.
- Ha de reservarse sitio y tiempo con antelación y darse a conocer a los asistentes. Si no son adecuados hay que reprogramarla.
- Ha de ir precedida del envío de toda la documentación necesaria por parte del convocante a todos los asistentes, preferentemente por mail.
- LA REUNIÓN HA DE SER BREVE. Se ha de ceñir a lo señalado en el orden del día. Si hay discrepancias en un tema no crítico se vota. Si es crítico se razona, pero nunca se toleran ataques personales.
- Se ha de levantar un acta sólo con los acuerdos, enviada a los asistentes en menos de 24 h.
- Se ha de hacer un seguimiento del cumplimiento de lo acordado para que sea EFECTIVA.
LA INFORMACIÓN RELATIVA A LA PRODUCCIÓN, PROCEDIMIENTOS, ORDENES, REGISTROS, HA DE LLEGAR A LOS PARTICIPANTES EN EL PROCESO DE FORMA FLUIDA. LAS REUNIONES HAN DE SER BREVES Y EFECTIVAS
En el siguiente enlace puedes descargar, en un sólo documento PDF, el contenido completo de los diez capítulos de esta sección: EMPRESA.
También puede ser interesante para quien quiera disponer de software gratuito útil para manejo de la documentación corporativa en una pequeña empresa, consultar este enlace: Montar un sistema documental con muy pocos recursos.
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He sido responsable de calidad de una gran empresa industrial y conozco el asunto de cerca.
No soy partidario de un voluminoso libro de procedimientos, sino de que sean útiles aportando información que de otra forma no llega a los trabajadores de una unidad. Si vemos las conclusiones que pongo al final de este capítulo queda claro que es lo que pretendo con su uso.
Lo único de las normas ISO que me parece importante es que debe haber un conjunto de documentación en manos de los empleados y un conjunto de registros que permitan trazar la producción para investigar fallos y proponer mejoras futuras.
En cuanto a Toyota y Deming son mis referencias, pero hay una contradicción en este último comentario, puesto que hacer lo que hizo Toyota se plantea como ‘el procedimiento’. Cada empresa debe encontrar el suyo, que puede incluir elaborar procedimientos o no hacerlo.
En un proceso químico, por ejemplo, no puede uno saltarse pasos de forma creativa. La ‘receta’ o el procedimiento es básico para obtener el resultado correcto. Las mejoras han de hacerse primero en simulaciones de laboratorio.
Tal como muy bien dices: «Cada empresa debe encontrar el suyo, que puede incluir elaborar procedimientos o no hacerlo.»
Lamentablemente hacer las cosas «porque la norma lo dice» no es la forma más adecuada.
Saludos,
Jordi
Excelente aportación Michel. Hacer algo porque lo dice la norma se convierte en justificación de algo que se da por sentado porque «la norma lo dice». Pero no es necesariamente cierto.
Diga lo que diga una norma (ISO 9001 ISO 14000 u otras) hay casos en los que puede tener una utilidad temporal y otros en que lo único que hacen los procedimientos es fosilizar las posibilidades de mejora: «¡lo hago así porque el procedimiento-biblia así lo dice!…»
Los procedimeintos son un reducto de la dirección taylorista, en la que la responsabilidad del último empleado consiste sólo en seguir instrucciones. Otra cosa es cuando sirve de guía o para informar de un criterio que podría ser subjetivo.
El sistema de producción de Toyota, una empresa cuya dirección fue asesorada por W. Edwards Deming, y siguiendo los criterios de Taiichi Ohno, decidió no utilizar procedimientos para promover la mejora continuada..
Cuidado en hacer cosas porque lo dice la norma, el auditor de turno o, … la Biblia.
«»Los procedimientos […] Es un requisito de las normas de calidad y es de sentido común.»»
Las llamadas normas de calidad no son ninguna garantía de calidad, ni muchísimo menos. De hecho son contradictorias con la visión de la calidad de Deming, el mejor maestro en la materia. Véase Deming Colaboration http://demingcollaboration.com/language/spanish/
¡Ojo con el sentido común! Lo que así se llama suele ser el conjunto de prejuicios e ideas estereotipadas que nunca replanteamos,
Gracias por el comentario.
Las normas de calidad explican que el sistema de calidad ha de ser documentado y conocido. Las normas no garantizan la calidad, que ha de ser garantizada por la empresa, pero buscan la reproducibilidad basada en métodos escritos y por lo tanto no subjetivos y en registros suficientes para que quede definido qué es lo que realmente se ha hecho, sea siguiendo los procedimientos o no.
Esto es lo que yo considero que es de sentido común: que en una empresa quede toda la actividad registrada. En el ámbito de la contabilidad esto no se discute pero en el ámbito de la producción a veces cuesta de entender que es preciso.