Cada cual se las arregla para gestionar su tiempo a su manera. Así es y difícilmente cambia. Pero uno se puede educar para que la gestión del tiempo sea más efectiva. Yo tengo mi método que me funciona. Os lo voy a contar.

Planteamiento. El problema

«¡No tengo tiempo! Demasiado trabajo. Tengo que estar acudiendo a salto de mata a un montón de reuniones y además mi jefe no deja de encargarme nuevas tareas. Es imposible dar abasto a todo. El día tendría que tener un par de horas más.»

Todos hemos oído o incluso hemos formado parte de un coro con estos argumentos. Pero estas objeciones pueden discutirse de forma más o menos racional. Todo se basa en el concepto de que supuestamente el tiempo es un bien escaso. Y en realidad el problema que hay detrás es que no se distribuye ni se aprovecha bien el tiempo.

Contrariamente a lo que opina todo el mundo yo digo: ¡EL TIEMPO ES UN BIEN RENOVABLE! Cada día nos concede 24 horas más de tiempo para hacer lo que tengamos que hacer. Es cuestión de organizarnos. Después de 45 años de trabajo, en los que gran parte he estado en funciones con una fuerte componente de organización, he aprendido también a organizar mi tiempo de una forma bastante eficiente.

El nudo. Los detalles del método

• Lo primero es tener LA LISTA. Una lista única de tareas que están pendientes. Puede emplearse un bloc, un programa de agenda o por ejemplo el Google Keep (que se sincroniza en todos tus dispositivos móviles o de escritorio). Pero no anotar las cosas por aquí y por allí, o en un enjambre de papelitos, notas en el imán de la nevera, o de Post-it sueltos en papel (en cambio, la aplicación Post-it SI puede valer para este fin). Algo que pueda manejarse a diario y QUE PUEDA LLEVARSE consigo si es preciso. Los asuntos que no nos conciernen, para los que no no tenemos tiempo, o que podemos delegar, mejor transferirlos a otros más indicados, en este momento. A la lista irán nuestras tareas pendientes. Una LISTA ÚNICA de una sola pieza.
• Lo que hay que hacer y cuesta poco, se hace antes, como las bicis y las motos que pueden salir antes que los coches, cuando el semáforo se pone verde. Antes quiere decir ¡YA! Estas tareas de corta duración ya no están molestando y engordando la lista de cosas que necesitan más tiempo.
• Manejar UN BUEN CALENDARIO. Los calendarios están de moda siglos después de que se inventaran. La idea es poder visualizar el grado de ocupación de cada semana. De nuevo Google, con su calendario online viene al rescate. Es lo mejor para no depender de ninguna otra aplicación. Además nos recordará los tiempos en que tenemos tareas con antelación suficiente para no olvidar.
• DISTRIBUIR o PLANIFICAR las tareas en el calendario. Esta es una función de gran importancia. Conviene poner no más de dos o tres tareas por día. Esto incluye reuniones. No hay nadie que pueda tratar convenientemente más de dos o tres asuntos en un día. Dos tareas en un día, en general, ya es bastante. Aún así, descontando fines de semana, vacaciones y ausencias, se pueden resolver más de 400 asuntos en un año, lo cual es un número importante. Gracias al calendario, tendremos cuidado de no sobrecargar un día y dejar otro sin asuntos, salvo que necesitemos más tiempo para algo en particular.

¿Y las reuniones?

• SUPRIMIR REUNIONES innecesarias. Las reuniones pueden ser objeto de otro post, pero por abreviar, cuando en una organización se abusa de las reuniones, es que no están bien establecidas las funciones de la gente y hay que re-inventar la rueda a diario. Generalmente las reuniones son una fuente de pérdida de tiempo, salvo que se preparen muy bien y cada cual sepa a qué va y puede aportar algo. Para ello deben participar pocos asistentes, NO MÁS DE 3 a 5 PERSONAS EN LA SALA, pues las que exceden ese número están directamente perdiendo el tiempo. Si un correo con los datos necesarios puede sustituir la reunión, no la hagas. En cualquier caso si finalmente ha de haber reunión, se debe preceder del envío de la documentación (ese mismo correo) por parte del organizador; hay que fijar un lugar y un tiempo limitado; MEJOR 15 MINUTOS que media hora, mejor media hora que una hora; al terminar, determinar las conclusiones entre los presentes; y luego reflejarlas en un resumen de lo tratado y acordado, sin menciones personales o reproches y enviarlo a todos los asistentes.
• Ser serio y no hacerse trampas a uno mismo. Evitar la tentación de atrasar la fecha de cumplimiento de lo que hemos planificado, sin causa justificada. Pero no dudar en cambiar la fecha si con ello vamos a ganar en resultados y reducir esfuerzos.

El desenlace. Los resultados

• MENOS ESTRÉS. Cuando sabemos en qué momento vamos a dar por cerrado un asunto, desaparece el estrés.
• Nada queda descuidado. Con la lista de asuntos y los plazos, nuestro tiempo es 100% eficaz.
• Puedo ayudar o colaborar con otros compañeros. Si no descuido nada y recibo una petición de ayuda, puedo dedicar mi tiempo. Estoy SIEMPRE DISPONIBLE.
• Tengo más tiempo para mi. Por ejemplo para escribir este blog. Si aprovecho el tiempo de trabajo, puedo volver a casa antes y dedicarme a cuidar a mi familia y amigos y a lo que me apetece. No necesito justificar mi presencia porque no dejo tareas atrasadas.

Conclusión. Vale la pena intentarlo

No hay nada que sea fácil, si se trata de cambiar o adaptar pautas largamente arrastradas. Pero vale la pena al menos intentarlo, pues el premio es más que proporcional. La sensación de CONTROL sobre tu tiempo reducirá sustancialmente la tensión. Los demás compañeros verán que eres una persona confiable. Disfrutarás más del trabajo y fuera del mismo.