El manual de PCN puede hacer que un tema que resulta árido o molesto, se convierta en algo agradable, apreciado y en consecuencia fácil de integrar en la rutina diaria. Porque si estamos preparados y un manual sencillo nos dice lo que hay que hacer, servirá para algo, y ningún incidente acabará con nuestro negocio.

Es típico tratar los procedimientos como un mal inevitable. Frente a esa filosofía, yo planteo que los ‘manuales’, que unen en un solo documento todo lo relativo a una función, como la de Continuidad, pueden resultar beneficiosos como elementos de formación y ayuda en todo momento.

En efecto, si tenemos que recordar en qué procedimiento estaba lo necesario para gestionar la crisis o la realización de los estudios de evaluación del riesgo, cada vez que hemos de abordar alguno de esos asuntos, estamos perdiendo un tiempo importante y además causa una molestia, junto con la sensación de estar ante un conocimiento esotérico. Los accesos a la información han de ser sencillos.

El cuadernillo

Lo mejor es lograr que todos los procedimientos esenciales de PCN estén concentrados en un único documento, El Manual, adoptando la forma de un pequeño librito. Para ello, la impresora ha de ser capaz de imprimir ‘cuadernillos’, partiendo de un documento de Word. Este modo imprime dos páginas del documento en cada página de papel, y lo hace a doble cara, transformando el documento en un ‘librito’ tamaño A5, con lo que una simple grapa en el centro, hace el resto. Queda un documento de ‘la mitad de tamaño’, manejable y agradable.

El índice

Es preciso incluir un índice de contenido completo, que en la versión on line sea ‘clicable’ y nos lleve al tema buscado una vez encontremos su presencia en el índice.

Pies de página

Si ponemos a los pies de página los significados de las abreviaturas o de conceptos clave, no perderemos continuidad en la lectura y estará todo a mano.

Imágenes

Se pueden amplear imágenes sin abusar. Demasiadas imágenes distraen y no añaden más información, No siempre una imagen vale más que mil palabras, sino que muchas despistan, sobre todo si no están cargadas de significado. A ser posible emplearemos imágenes que sigan un lenguaje normalizado, como el UML.

Formularios

Al final del texto, resulta muy conveniente incluir los modelos de formularios del sistema. Si estos se han elaborado concienzudamente, serán de gran ayuda llegado el momento de emplearlos. Bastará con imprimir una copia de la página correspondiente para tener el soporte para un registro del sistema.

Citas y capítulos

Es sabido que si lo ha dicho un gran hombre o un sabio tiene más influencia. Poner citas al principio de los capítulos hace que el Manual sea más interesante. Hay que compaginar los textos para que cada capítulo empiece en unprincipio de página. Entonces, si es necesario se puede imprimir el procedimiento independientemente del contenido del capítulo precedente.

Navegabilidad

El Manual, además de funcionar como un librito impreso, ha de ser navegable. Cada vez que aparezcan siglas dificiles de memorizar, se puede poner un enlace al lugar donde se definieron. Esto tiene la ventaja sobre una sección clásica de ‘glosario’, que las definiciones aparecen en su contexto, lo que aumenta su utilidad (Al estar a pie de página se localizan rapidamente incluso en la versión impresa, en la que los enlaces ‘no funcionan’). Si además incluimos un enlace al índice de contenidos en los pies de cada página, siempre podremos ‘ir al contenido’ desde cualquier posición. El documento se comportará como una web completa, condensada en un único fichero. El número de página al pie permite recordar de dónde partíamos para regresar y continuar la lectura donde la dejamos.

Resumen

Lo que era árido ya no lo es tanto. Se ha de conseguir el mismo efecto que produce un libro que apreciamos en nuestra biblioteca, que es acercarnos a su lectura de forma natural, sin que cueste.