Tal vez te intenten convencer de que lo del orden es algo desfasado, que los creadores de contenidos o los diseñadores trabajan mejor en medio del desorden, pero eso corresponde más a una autojustificación que a una realidad.

Cuando uno intenta lograr un objetivo ha de ver en qué punto se encuentra y cual es el mejor camino para lograrlo. Luego se ha de seguir el plan con determinación, aunque haya de cambiarlo conforme cambian las circunstancias. Todo lo que se encuentra mientras tanto en el proceso son influencias, unas que ayudan y otras, la mayoría, que intervienen para impedirlo. Sin un orden que contribuye a mantener el plan todo (desorden) lleva a alejarse del objetivo. El desorden podría facilitar la atención o la inspiración sobre algo no programado, pero generalmente el efecto más probable es una simple distracción con la consiguiente pérdida de tiempo de trabajo. Trabajar en un ambiente de desorden puede ser síntoma de no ser capaz o no tener disciplina para evitar distracciones y demoras por no dedicar un tiempo a preparar el entorno y condiciones de trabajo.

Hace un tiempo, la información ‘residía’ en el instrumento de trabajo y edición, generalmente un ordenador. Hoy en día, que se suelen tener ordenador(es), tablet, móvil, discos externos y almacenamiento en la ‘nube’, no es admisible carecer de un plan de uso de los distintos medios que albergan información. En este contexto, un primer efecto simplificador y facilitador es que la información no esté ‘domiciliada’ en los aparatos que pueden editarla, sino en discos externos y en la ‘nube’. De esta forma nos despreocupamos de las ‘máquinas’, nos centramos en la información y podemos seguir empleando o editando un mismo archivo en cualquier circunstancia y en cualquier otro equipo. Sigue estando en vigor lo que publiqué casi al principio de este blog (en 2011) sobre la portabilidad de los datos y su disponibilidad: Manejo de ordenadores. Total portabilidad. Seguir esas reglas de manejo ya aporta algo de orden.

Hemos hablado de discos externos y de la ‘nube’. Si estuviéramos trabajando para una empresa o entidad tendríamos que seguir un orden de almacenamiento marcado por la entidad. Eso mismo es lo que hay que hacer con los datos propios: por ejemplo los datos pueden tener distinta naturaleza: pueden ser fotos que queremos archivar, facturas que hemos pagado y queremos guardar para comparar entre distintos periodos de facturación, trabajos que preparamos para presentarlos o para nuestros propios usos, etc. Hay que obligarse a seguir una lógica y preparar en los distintos discos lugares (carpetas) adecuadas para cada fin, con subdivisiones por años o por cualquier otro criterio, para poner todo en su sitio y encontrarlo más tarde si se necesita. Por ejemplo un disco duro puede hacer el papel de almacenamiento ‘definitivo’ o permanente y un pendrive puede emplearse para los archivos del día a día. Y si sus carpetas siguen una misma lógica o incluso tienen los mismos nombres será más fácil sincronizar los contenidos a intervalos regulares.

No se puede hacer todo al mismo tiempo, ni nos podemos agobiar pretendiendo organizar todos los datos en una misma sesión. Es más práctico dedicar por ejemplo una sesión al mes para organizar las fotos y hacer copia de las fotos que hemos hecho desde el mes anterior, del teléfono a un disco externo y emplear otra sesión al mes para la cuestión económica. Ello permitirá disponer de tiempo seleccionado para los otros trabajos a los que debamos dedicarnos a diario, sin descuidar las cuestiones de tiempo libre ni económicas y tenerlo todo al día.

Por supuesto, para que un método funcione, ha de escribirse. Si no se toma uno la molestia de definir su ‘mapa’ de archivos y su plan de sesiones para distintos tipos de funciones, lo normal es fracasar en el intento de tener todo bajo control en donde hayamos decidido.

Entiendo que este post es como un ‘ladrillo’, pero luego no me diréis que no lo he advertido 🙂