En anteriores entradas hemos considerado distintos aspectos de los Planes de Continuidad de Negocio (PCN): entre ellos por dónde empezar, preparar un sistema documental, organizar un simulacro, incluso el proceso de certificación. Ahora veremos cómo puede irse ampliando el alcance del sistema, tratando cada ampliación a un nuevo proceso como un pequeño proyecto.

Naturalmente partimos de la base de que ya cumplimos una serie de requisitos, y que tenemos ya en marcha y probado un Sistema de Gestión de PCN, y por tanto ya hemos resuelto como haber fijado la política y objetivos del sistema, tenemos un procedimiento de alcance, otro de roles y responsabilidades, sabemos realizar análisis de impacto y de riesgos, hemos establecido estrategias de prevención para las amenazas conocidas de cada escenario, hemos establecido el tratamiento de las crisis, tenemos métodos para reactivar los procesos cuando se produce una interrupción (aunque aun no hayamos plasmado esos métodos en procedimientos), hemos fijado como serán las comunicaciones en caso de crisis, tenemos la forma de organizar simulacros y tenemos un procedimiento de planes de acción y mejora. Ahora se trata de ampliar el PCN a procesos que aun no estaban incluidos en el alcance.

¿Qué se necesita?

Empleando un modelo PBS inspirado en PMBOK Guide del PMI, representaremos la inclusión de un nuevo proceso en el alcance del Sistema de Gestión de Planes de Continuidad de Negocio como un proyecto, empleando un esquema “mixto”: La parte superior será un “Project Breakdown Structure” o descripción de la estructura de componentes ‘entregables’ del proyecto. La parte inferior será el Work Breakdown Structure, o descripción de las tareas asociadas a cada uno de los componentes del proyecto.

Todos los datos necesarios se van registrando con ayuda de formularios preparados al efecto. Se sugieren en cada paso modelos útiles para cada clase de registro, con indicación de los datos que han de contener.

Este diagrama se ‘lee’ de la siguiente forma:

• Se han de nombrar los responsables de los Planes de Continuidad del departamento o proceso. Para comunicarlos emplearemos un Formularios de Registro de responsables (F1).
• La información se estructura en listas, en la base de datos de contactos para caso de crisis, que podemos contratar como un servicio para mayor seguridad de funcionamiento.
• Se han de realizar los análisis de impactos BIA y determinar los escenarios que son relevantes para el departamento o proceso. Para ello se emplean Formularios de Registro de procesos. Encuesta BIA (F2) y Formulario registro de datos de escenarios (F3).
• Se han de elaborar los procedimientos de contingencia PCO y de garantía de la continuidad del servicio PCS y luego aprobarlos según esté establecido, que han de cumplir con los requisitos que establezcamos y tener los contenidos indicados en el Formulario Registro de datos de procedimientos (F4).
• Se han de realizar simulacros y las enseñanzas de los mismos aprendidas, completando la formación de los responsables y emitiendo los Planes de Acción, cada una de las acciones, consignadas en Formularios como el Registro del Plan de Acción (F5).
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¿Cómo se organiza?

Una forma eficaz de visualizar el despliegue en el tiempo de las tareas indicadas para incluir un nuevo proceso en el Sistema de Gestión de PCN ya creado anteriormente, es un Diagrama de Gantt, del que hemos hablado en otras entradas (hay aplicaciones incluso para Android). La aplicación MSProject es la más conocida, aunque es costosa. Para un proyecto relativamente pequeño puede valer una simple hoja de cálculo de MSExcel, aprovechando simplemente su funcionalidad de representar gráficos. El proyecto del gráfico anterior (PBS) se representaría como un diagrama de Gantt equivalente en este caso como sigue, describiendo para cada tarea la duración, la dependencia de otras tareas anteriores y el soporte documental empleado (F1, F2, etc):